Zanim firma transportowa podpisze umowę z nowym podmiotem powinna sprawdzić, czy jest on wpisany do KRS lub CEIDG, a w przypadku transakcji międzynarodowych, czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą za granicą. Jeśli tego minimum nie zrobi, skarbówka może mu zarzucić działanie bez należytej staranności i ukarać.
Branża transportowa, a szczególnie transport międzynarodowy, znajdują się pod ścisłą kontrolą organów podatkowych. Urzędnicy wnikliwie analizują przewozy świadczone na rzecz zagranicznych podmiotów. I sprawdzają także, czy polski przewoźnik przy wyborze zagranicznego kontrahenta (dostawcy / usługodawcy) dochował należytej staranności, a więc upewnił się, że ten rzeczywiście prowadzi działalność za granicą. Sama informacja o siedzibie, pozyskana z systemu VIES, to zdecydowanie za mało.
– Wskazany przez Urząd Skarbowy katalog czynności, które każdy przedsiębiorca powinien wykonać zanim podpisze nową umowę lub kontrakt, jest otwarty. Co więcej, część zawartych w nim punktów wymaga niemal detektywistycznych umiejętności, a sprawdzenie kontrahentów zagranicznych na wskazanym poziomie jest praktycznie niemożliwie. Również świadomość przedsiębiorców pozostawia wiele do życzenia, gros w temacie należytej staranności nie robi nic – zwraca uwagę Ewa Flor, doradca podatkowy, właścicielka Kancelarii Doradztwa Podatkowego i współwłaścicielka kancelarii ATL Flor & Błaszak Sp. z o.o..
Niezbędnik starannego podatnika
Należyta staranność w VAT, to zestaw pewnych czynności i działań, które powinien wykonać podatnik, w tym także firmy przewozowe, aby urząd nie zakwestionował jego prawa do odliczenia podatku od zakupów bądź prawa do stosowania stawki VAT 0%. Co to oznacza w praktyce?
Ponieważ definicja „należytej staranności” jest niejasna, Ministerstwo Finansów opublikowało katalog czynności, po zrealizowaniu których przedsiębiorca może powiedzieć, że dochował należytej staranności przy zawieraniu transakcji z kontrahentem. Dokument pt. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” jest wprawdzie zbiorem wskazówek dla organów podatkowych, ale – jak podkreślają eksperci – warto go wykorzystać do stworzenia w firmie wewnętrznych procedur.
– Istotą należytej staranności jest to, że trzeba się nią wykazać przed urzędem skarbowym. Jak wynika z praktyki, jeśli podczas kontroli przedsiębiorca pokaże urzędnikom, że jego firma wdrożyła odpowiednie procedury i stosuje się do nich, to nie powinien on mieć problemu z udowodnieniem, że dochował należytej staranności. W moim przekonaniu wykonanie niezbędnego minimum wystarczy do stwierdzenia, że przedsiębiorca dochował należytej staranności – przekonuje Ewa Flor.
W momencie rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem lub gdy transakcja dotyczy nowych produktów/usług, których dotychczas sprzedawca nie oferował, tym koniecznym minimum będzie przede wszystkim sprawdzenie, czy firma jest wpisana do KRS lub CEIDG. Kolejne kroki to zweryfikowanie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i czy nie został wykreślony z rejestru. Ważne jest też, czy posiada wymagane koncesje i zezwolenia oraz czy podpisujący umowę ma stosowne umocowania.
Podobnie powinna wyglądać procedura przy kontynuacji współpracy z dotychczasowym partnerem biznesowym. Tu ważne jest, by regularnie weryfikować, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT, czy nie stracił koncesji i zezwoleń oraz czy przedstawione umocowania wciąż są ważne.
W obu przypadkach podatnik powinien również sprawdzić, czy cena towaru lub usługi oferowanej mu przez kontrahenta nie odbiega znacząco od ceny rynkowej.
– Przy należytej staranności dużą rolę do odegrania ma kadra zarządzająca, która najczęściej podejmuje decyzję w zakresie współpracy z nowym kontrahentem To właśnie na tym poziomie powinna odbywać się analiza transakcji o czym np. Zarząd może nie mieć pojęcia. To nie jest łatwe zadanie. Ministerialny dokument wskazuje cały szereg informacji, które są trudne do weryfikacji. Często firmy nie mają odpowiednich narzędzi i zasobów. Dlatego tak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych a także ich stosowanie by móc wykazać przed urzędem skarbowym, że podmiot zrobił co mógł w swoim zakresie by zweryfikować kontrahenta. Co istotne innego zakresu podjętych czynności weryfikacyjnych będzie urząd skarbowy oczekiwał od małej firmy a innego od dużej, która dysponuje całkiem innymi zasobami by móc prowadzić czynności sprawdzające – tłumaczy Ewa Flor.
Trudności przedsiębiorcom może sprawić również mechanizm podzielonej płatności (przy split payment płatność za towar lub usługę dokonywana jest w 2 strumieniach tj. kwota netto na rachunek bankowy dostawcy / usługodawcy i kwota VAT na tzw. rachunek VAT). Tu także podatnik musi się wykazać dochowaniem należytej staranności i zweryfikować, czy istnieją przesłanki do zastosowania split payment.
– Nabywcy często nie wiedzą, że to również na nich, a nie tylko na wystawcy faktury spoczywa obowiązek sprawdzenia, czy należało zastosować mechanizm podzielonej płatności – mówi Ewa Flor – niestety konsekwencje błędnego postępowania mogą ponieść obie strony transakcji
Transakcje zagraniczne? Tu przyda się detektyw
Jeszcze większe trudności mają przedsiębiorcy rozliczający transakcje zagraniczne. I tu szczególnie narażone są firmy transportowe, które przy realizacji przewozów międzynarodowych korzystają z dodatkowych usług świadczonych przez podmioty zagraniczne. Co do zasady w określonych przypadkach (przykładowo usługi reklamowe, badania rynku, doradcze, prawne, przetwarzania danych oraz świadczenia o podobnym charakterze, a także należności z tytułu znaków towarowych i prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu), wypłacając wynagrodzenie firmie z za granicy, polski przedsiębiorca musi obliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego tzw. podatek u źródła (WHT). Zasada dochowania należytej staranności sprowadza się w tym przypadku do sprawdzenia, czy kontrahent może skorzystać z preferencyjnych zasad opodatkowania.
Wydany w tym zakresie dokument Ministerstwa Finansów „Zasady poboru podatku u źródła” wskazuje, jakie informacje powinien uzyskać polski przedsiębiorca o swoim zagranicznym kontrahencie. A więc: jakie zaplecze sprzętowe i lokalowe posiada zagraniczna spółka, czy na jej czele stoją osoby fizyczne, kto w niej pracuje, czy dokumenty podpisywane są w kraju jej rejestracji oraz czy adres spółki nie jest wykorzystywany równocześnie przez wiele podmiotów.
– Chcąc sprawdzić kontrahenta zagranicznego, musimy polegać na informacjach, które nam przekaże lub wynająć detektywa, który go sprawdzi. Nie istnieją wykazy podatników z całego świata. Jedynym dostępnym powszechnie narzędziem jest system VIES, gdzie możemy zweryfikować czy nasz kontrahent unijny jest zarejestrowany u siebie w Państwie jako podatnik VAT. Tylko w przypadku podmiotów powiązanych kapitałowo pewne dokumenty polscy przedsiębiorcy są w stanie uzyskać (należy tez zaznaczyć, że przy transakcjach z podmiotami powiązanymi zakres należytej staranności jest o wiele szerszy niż w przypadku kontrahent niepowiązanego) – wskazuje Ewa Flor. I jeszcze raz sugeruje: Jedynie wprowadzenie wewnętrznych procedur w firmie, dopasowanych do skali działalności firmy może zmniejszyć ryzyko oskarżenia o niedochowanie należytej staranności.
Konieczne minimum
Pomimo tego, że należyta staranność jest już od kilku lat podnoszona przez urzędy skarbowe , wciąż wielu przedsiębiorców nie jest świadomych konieczności dochowywania należytej staranności. I o ile duże firmy zaczęły wdrażać wewnętrzne procedury, które mogą je uchronić przed zarzutami skarbówki, o tyle małe przedsiębiorstwa w zdecydowanej większości nie podejmują żadnych działań.
– To błąd i niepotrzebne ryzyko. Podczas kontroli urzędy skarbowe inaczej podchodzą do podatnika, który wykaże się jakimkolwiek działaniem w kierunku należytej staranności. Brak możliwości zdobycia pewnych informacji nie chroni przedsiębiorcy przed sankcjami. Widząc jednak, że podatnik jest świadomy i podejmuje pewne działania, urząd może odstąpić od wymierzenia kary lub znacząco ją złagodzić – zapewnia Ewa Flor.
Na samym końcu należy jeszcze dodać, że wprowadzenie przepisów o tzw. Białej Liście (wykaz podatników prowadzony przez Krajową Izbę Skarbową) jest także elementem należytej staranności, tym bardziej, że niedochowanie w tym przypadku weryfikacji kontrahenta może kosztować firmę brakiem zaliczenia wydatków do kosztów.
