Należyta staranność, czyli co o swoim kontrahencie musi wiedzieć polski przewoźnik

fot. Pixabay

Zanim firma transportowa podpisze umowę z nowym podmiotem powinna sprawdzić, czy jest on wpisany do KRS lub CEIDG, a w przypadku transakcji międzynarodowych, czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą za granicą. Jeśli tego minimum nie zrobi, skarbówka może mu zarzucić działanie bez należytej staranności i ukarać.

Ewa Flor, doradca podatkowy, właścicielka Kancelarii Doradztwa Podatkowego i współwłaścicielka kancelarii ATL Flor & Błaszak Sp. z o.o.

Branża transportowa, a szczególnie transport międzynarodowy, znajdują się pod ścisłą kontrolą organów podatkowych. Urzędnicy wnikliwie analizują przewozy świadczone na rzecz zagranicznych podmiotów. I sprawdzają także, czy polski przewoźnik przy wyborze zagranicznego kontrahenta (dostawcy / usługodawcy) dochował należytej staranności, a więc upewnił się, że ten rzeczywiście prowadzi działalność za granicą. Sama informacja o siedzibie, pozyskana z systemu VIES, to zdecydowanie za mało.

Wskazany przez Urząd Skarbowy katalog czynności, które każdy przedsiębiorca powinien wykonać zanim podpisze nową umowę lub kontrakt, jest otwarty. Co więcej, część zawartych w nim punktów wymaga niemal detektywistycznych umiejętności, a sprawdzenie kontrahentów zagranicznych na wskazanym poziomie jest praktycznie niemożliwie. Również świadomość przedsiębiorców pozostawia wiele do życzenia, gros w temacie należytej staranności nie robi nic – zwraca uwagę Ewa Flor, doradca podatkowy, właścicielka Kancelarii Doradztwa Podatkowego i współwłaścicielka kancelarii ATL Flor & Błaszak Sp. z o.o..

Niezbędnik starannego podatnika

Należyta staranność w VAT, to zestaw pewnych czynności i działań, które powinien wykonać podatnik, w tym także firmy przewozowe, aby urząd nie zakwestionował jego prawa do odliczenia podatku od zakupów bądź prawa do stosowania stawki VAT 0%. Co to oznacza w praktyce?

Ponieważ definicja „należytej staranności” jest niejasna, Ministerstwo Finansów opublikowało katalog czynności, po zrealizowaniu których przedsiębiorca może powiedzieć, że dochował należytej staranności przy zawieraniu transakcji z kontrahentem. Dokument pt. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” jest wprawdzie zbiorem wskazówek dla organów podatkowych, ale – jak podkreślają eksperci – warto go wykorzystać do stworzenia w firmie wewnętrznych procedur.

Istotą należytej staranności jest to, że trzeba się nią wykazać przed urzędem skarbowym. Jak wynika z praktyki, jeśli podczas kontroli przedsiębiorca pokaże urzędnikom, że jego firma wdrożyła odpowiednie procedury i stosuje się do nich, to nie powinien on mieć problemu z udowodnieniem, że dochował należytej staranności. W moim przekonaniu wykonanie niezbędnego minimum wystarczy do stwierdzenia, że przedsiębiorca dochował należytej staranności – przekonuje Ewa Flor.

W momencie rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem lub gdy transakcja dotyczy nowych produktów/usług, których dotychczas sprzedawca nie oferował, tym koniecznym minimum będzie przede wszystkim sprawdzenie, czy firma jest wpisana do KRS lub CEIDG. Kolejne kroki to zweryfikowanie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i czy nie został wykreślony z rejestru. Ważne jest też, czy posiada wymagane koncesje i zezwolenia oraz czy podpisujący umowę ma stosowne umocowania.

Podobnie powinna wyglądać procedura przy kontynuacji współpracy z dotychczasowym partnerem biznesowym. Tu ważne jest, by regularnie weryfikować, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT, czy nie stracił koncesji i zezwoleń oraz czy przedstawione umocowania wciąż są ważne.

W obu przypadkach podatnik powinien również sprawdzić, czy cena towaru lub usługi oferowanej mu przez kontrahenta nie odbiega znacząco od ceny rynkowej.

Przy należytej staranności dużą rolę do odegrania ma kadra zarządzająca, która najczęściej podejmuje decyzję w zakresie współpracy z nowym kontrahentem To właśnie na tym poziomie powinna odbywać się analiza transakcji o czym np. Zarząd może nie mieć pojęcia. To nie jest łatwe zadanie. Ministerialny dokument wskazuje cały szereg informacji, które są trudne do weryfikacji. Często firmy nie mają odpowiednich narzędzi i zasobów. Dlatego tak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych a także ich stosowanie by móc wykazać przed urzędem skarbowym, że podmiot zrobił co mógł w swoim zakresie by zweryfikować kontrahenta. Co istotne innego zakresu podjętych czynności weryfikacyjnych będzie urząd skarbowy oczekiwał od małej firmy a innego od dużej, która dysponuje całkiem innymi zasobami by móc prowadzić czynności sprawdzające  – tłumaczy Ewa Flor.

Trudności przedsiębiorcom może sprawić również mechanizm podzielonej płatności (przy split payment płatność za towar lub usługę dokonywana jest w 2 strumieniach tj. kwota netto na rachunek bankowy dostawcy / usługodawcy i kwota VAT na tzw. rachunek VAT). Tu także podatnik musi się wykazać dochowaniem należytej staranności i zweryfikować, czy istnieją przesłanki do zastosowania split payment.

Nabywcy często nie wiedzą, że to również na nich, a nie tylko na wystawcy faktury spoczywa obowiązek sprawdzenia, czy należało zastosować mechanizm podzielonej płatności – mówi Ewa Flor – niestety konsekwencje błędnego postępowania mogą ponieść obie strony transakcji

Transakcje zagraniczne? Tu przyda się detektyw

Jeszcze większe trudności mają przedsiębiorcy rozliczający transakcje zagraniczne. I tu szczególnie narażone są firmy transportowe, które przy realizacji przewozów międzynarodowych korzystają z dodatkowych usług świadczonych przez podmioty zagraniczne. Co do zasady w określonych przypadkach (przykładowo usługi reklamowe, badania rynku, doradcze, prawne, przetwarzania danych oraz świadczenia o podobnym charakterze, a także należności z tytułu znaków towarowych i prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu), wypłacając wynagrodzenie firmie z za granicy, polski przedsiębiorca musi obliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego tzw. podatek u źródła (WHT). Zasada dochowania należytej staranności sprowadza się w tym przypadku do sprawdzenia, czy kontrahent może skorzystać z preferencyjnych zasad opodatkowania.

Wydany w tym zakresie dokument Ministerstwa Finansów „Zasady poboru podatku u źródła” wskazuje, jakie informacje powinien uzyskać polski przedsiębiorca o swoim zagranicznym kontrahencie. A więc: jakie zaplecze sprzętowe i lokalowe posiada zagraniczna spółka, czy na jej czele stoją osoby fizyczne, kto w niej pracuje, czy dokumenty podpisywane są w kraju jej rejestracji oraz czy adres spółki nie jest wykorzystywany równocześnie przez wiele podmiotów.

Chcąc sprawdzić kontrahenta zagranicznego, musimy polegać na informacjach, które nam przekaże lub wynająć detektywa, który go sprawdzi. Nie istnieją wykazy podatników z całego świata. Jedynym dostępnym powszechnie narzędziem jest system VIES, gdzie możemy zweryfikować czy nasz kontrahent unijny jest zarejestrowany u siebie w Państwie jako podatnik VAT. Tylko w przypadku podmiotów powiązanych kapitałowo pewne dokumenty polscy przedsiębiorcy są w stanie uzyskać (należy tez zaznaczyć, że przy transakcjach z podmiotami powiązanymi zakres należytej staranności jest o wiele szerszy niż w przypadku kontrahent niepowiązanego) – wskazuje Ewa Flor. I jeszcze raz sugeruje: Jedynie wprowadzenie wewnętrznych procedur w firmie, dopasowanych do skali działalności firmy może zmniejszyć ryzyko oskarżenia o niedochowanie należytej staranności.

Konieczne minimum

Pomimo tego, że należyta staranność jest już od kilku lat podnoszona przez urzędy skarbowe , wciąż wielu przedsiębiorców nie jest świadomych konieczności dochowywania należytej staranności. I o ile duże firmy zaczęły wdrażać wewnętrzne procedury, które mogą je uchronić przed zarzutami skarbówki, o tyle małe przedsiębiorstwa w zdecydowanej większości nie podejmują żadnych działań.

To błąd i niepotrzebne ryzyko. Podczas kontroli urzędy skarbowe inaczej podchodzą do podatnika, który wykaże się jakimkolwiek działaniem w kierunku należytej staranności. Brak możliwości zdobycia pewnych informacji nie chroni przedsiębiorcy przed sankcjami. Widząc jednak, że podatnik jest świadomy i podejmuje pewne działania, urząd może odstąpić od wymierzenia kary lub znacząco ją złagodzić – zapewnia Ewa Flor.

Na samym końcu należy jeszcze dodać, że wprowadzenie przepisów o tzw. Białej Liście (wykaz podatników prowadzony przez Krajową Izbę Skarbową) jest także elementem należytej staranności, tym bardziej, że niedochowanie w tym przypadku weryfikacji kontrahenta może kosztować firmę brakiem zaliczenia wydatków do kosztów.