Ewolucja systemów zarządzania flotą

Jak w szwajcarskim zegarku
W ekonomii logistyki powiedzenie „czas to pieniądz” wydaje się prawdziwsze niż gdziekolwiek indziej. Fakt jest taki: pojazd, który stoi, nie zarabia pieniędzy. Z kolei utrzymanie floty pojazdów jest bardzo kosztowne. Składa się na nie cały szereg zobowiązań, począwszy od rat leasingowych, przez koszty ubezpieczenia, paliwa, opłaty drogowe, opłaty ekspoloatacyjne (naprawy, przeglądy, części), aż po koszty osobowe – wynagrodzenia kierowców, zaplecza technicznego i personelu zarządzającego. W związku z tym optymalne zarządzanie flotą stanowi często być albo nie być dla firm transportowych.
Wraz z rozwojem technologii przesyłu danych i pokładowych systemów diagnostycznych pojawiły się na rynku telematyczne systemy zarządzania flotą oferujące cały zestaw funkcji ułatwiających i przyspieszających zarządzanie pojazdami. Do najpowszechniej występujących funkcji systemów zarządzania flotą zalicza się m.in. planowanie i analizę tras przejazdu, dynamiczną obsługę zleceń transportowych, rejestrację parametrów eksploatacyjnych, monitoring i kontrolę czasu pracy kierowców (w odniesieniu do przepisów), monitoring zużycia paliwa, kontrolę pokładowych systemów bezpieczeństwa (np. podłączenia i stanu naczepy, ciśnienia w oponach, wysięgników, dźwigów). Systemy te mają również możliwość bezpośredniej komunikacji z kierowcą pojazdu za pomocą np. specjalnych aplikacji na smartfony. Nowoczesne systemy zarządzania flotą obejmują również aspekty związane z ochroną pojazdu i ładunku przed kradzieżą (poprzez stały monitoring lokalizacji – tzw. geofencing – oraz szybką, zautomatyzowaną łączność z profesjonalnymi firmami ochroniarskimi i policją), zapewniają kierowcy system nawigacji satelitarnej dopasowany do potrzeb danej firmy. Część funkcji systemów zarządzania flotą wiąże się również z zarządzaniem personelem. Systemy te pozwalają na monitoring stanu paliwa, dając możliwość nie tylko optymalizacji jego zużycia, ale również informują kierownictwo firmy o wszelkich nadużyciach (np. kradzieży paliwa ze zbiornika).

Przewoźnicy mają możliwość zdalnego monitorowania efektywności pracy wszystkich pojazdów we flocie (fot. MAN)
Przewoźnicy mają możliwość zdalnego monitorowania efektywności pracy wszystkich pojazdów we flocie (fot. MAN)

Outsourcing
Na rynku pojawiła się również oferta obejmująca kompleksowe zarządzanie flotą przez firmy zewnętrzne, zwykle powiązane z sektorem bankowym. Rozwiązanie takie polega na obsłudze floty wraz z dostarczeniem pojazdów w formie leasingu, długoterminowego wynajmu itp. Klient, podpisując umowę z zarządcą floty, decyduje się wówczas na ustaloną kwotę, w ramach której otrzymuje pojazdy oraz pełen zakres ich obsługi. Wszelkie ryzyko związane z obsługą floty (także ewentualnymi naprawami) ponosi dostawca. W ramach takiej usługi otrzymuje się zwykle dodatkowe świadczenia, takie jak m.in.:
• obsługa techniczna
• opony (w tym dostarczenie, wymiana na letnie i zimowe w odpowiednich terminach itp.)
• obsługa kart paliwowych
• ubezpieczenie i likwidacja szkód
• assistance i samochód zastępczy
• raporty
• audyt flotowy.
Umowy outsourcingowe negocjowane są zawsze indywidualnie, a zakres usług wchodzących w skład umowy dopasowywany jest do potrzeb klienta. Należy jednak pamiętać, że outsourcing jest opłacalny tylko w przypadku dużych flot. Z usług outsourcingowych korzystają firmy wykorzystujące pojazdy osobowe, jednak coraz powszechniej taki sposób finansowania i obsługi floty stosują firmy wykorzysujące pojazdy użytkowe, zwłaszcza dostawcze. Czasem jednak chodzi tylko o sposób finansowania modernizacji floty. Dobrym przykładem jest wykorzystanie takiego sposobu przez przewoźników miejskich.

Diagnostyka usterek na odległość. Warsztat w bazie przewoźnika przygotuje odpowiednie narzędzia i części do usunięcia awarii jeszcze przed przyjazdem uszkodzonego pojazdu (fot. Mercedes-Benz)
Diagnostyka usterek na odległość. Warsztat w bazie przewoźnika przygotuje odpowiednie narzędzia i części do usunięcia awarii jeszcze przed przyjazdem uszkodzonego pojazdu (fot. Mercedes-Benz)

Podsumowanie
Odpowiednie zarządzanie i skuteczna kontrola floty pojazdów pozwala na znaczne obniżenie kosztów funkcjonowania firmy. Takie oszczędności można przeznaczyć np. na modernizację taboru, podwyższenie płac czy obniżenie cen. Dlatego właśnie systemy zarządzania flotą od dawna są codziennością w Europie Zachodniej, a i w Polsce stają się coraz powszechniejsze. Sprawniejsze zarządzanie firmą i oszczędności, które można uzyskać, stosując telematyczne systemy zarządzania flotą, dają wymierne korzyści finansowe. Być może właśnie inwestycja w satelitarny system zarządzania flotą pojazdów pozwoli firmom transportowym przetrwać trudny okres i wygrać trudną batalię, w której przeciwnikiem jest nie tylko konkurencja, ale także rosnące ceny paliw i opłat drogowych?

Autor: Piotr Muskała